நீங்கள் ஒரு வாடிக்கையாளர் விசாரணையை தீர்க்க வேண்டும் என்று ஒரு முக்கியமான ஆவணத்தின் ஒரு பழைய கோப்புறையை தேடி பெட்டிகளும் தாக்கல் மூலம் துப்பாக்கி கட்டாயம் கற்பனை.
சரி, தாக்கல் செய்யப்பட்ட காகித ஆவணத்தில் உள்ள அத்தகைய தகவலைக் கண்டறிந்து வரிவிதிப்பது, ஏமாற்றுவது, சந்தேகமின்றி நீ மெதுவாகச் செய்யலாம். எனினும், உங்கள் பழைய ஆவணங்கள் ஸ்கேன் செய்து அவற்றை ஒரு மின்னணு தரவுத்தளத்தில் சேமித்து வைத்தால், உங்கள் வணிகத்திற்கான ஆவண மேலாண்மை மிகவும் எளிமையானதாகவும், திறம்படமாகவும் இருக்கும்.
$config[code] not foundஆவண ஸ்கேனிங் என்றால் என்ன?
ஆவணம் ஸ்கேனிங், ஆவணம் இமேஜிங் என்றும் அழைக்கப்படுகிறது, இது காகித ஆவணத்தின் டிஜிட்டல் படத்தைப் (அல்லது ஒரு மைக்ரோஃபில்ம்) கைப்பற்றும் செயல்முறையாக வரையறுக்கப்படுகிறது.
"உங்கள் காகித ஆவணங்கள் உங்கள் வர்த்தக செயல்முறைக்கு பெரிதும் உதவுகின்றன," நீல் மெக்கீவர், பிரிட்டன் அடிப்படையிலான ஆவணம் மேலாண்மை மற்றும் ஸ்கேனிங் சேவை Kefron உடன் ஒரு ஆவணமாக்கல் நிபுணர் வல்லுநர்கள், மின்னஞ்சல் வியாபாரத்தில் சிறு வணிக போக்குகளுக்கு கூறினார்.
டிஜிட்டல் வடிவத்தில் உடல் ஆவணங்களை மாற்றும் முழு செயல்முறையும் ஒளியியல் எழுத்து அங்கீகரிப்பு (OCR) மென்பொருள் பயன்படுத்தி படத்தை ஸ்கேனிங் செய்து பிடிக்கிறது. OCR புத்திசாலித்தனமாக டிஜிட்டல் படங்களை அங்கீகரித்து, ஒரு ஆவணம் மூலம் தேடலைத் தேடுவதற்கு உரை ஆவணங்களில் அவற்றை மாற்றியமைக்கிறது.
"சரியாக செய்யும்போது, ஆவணம் ஸ்கேனிங் உங்கள் வணிகத்தை சிறந்த முறையில் இயங்குவதற்கும், உங்களை இருவரும் நேரத்தையும் பணத்தையும் சேமிக்கும் விதத்தை மாற்றும்," என்று McKeever கூறினார்.
ஸ்கேனிங் ஆவணங்களின் வணிக நன்மைகள்
சிறிய மற்றும் பெருநிறுவன வாடிக்கையாளர்கள் தங்கள் தகவல் மேலாண்மை முறையை மிகவும் பயனுள்ள மற்றும் சரியான நேரங்களில் செயல்படுத்த உதவுவதன் மூலம், குறிப்பிட்ட ஸ்கேனிங் ஸ்கேனிங் (அல்லது இமேஜிங்) உங்கள் வணிகத்திற்காக பல காரணங்கள் இருக்கலாம் என மெக்கீவர் கூறியுள்ளார்.
ஆவணங்கள் ஸ்கேன் செய்வதற்கான ஆவணங்களின் ஆறு முக்கிய நன்மைகள் அவர் விளக்குகிறார்:
1. ஆவண ஸ்கேனிங் உங்கள் நேரத்தையும் பணத்தையும் சேமிக்கிறது
ஒரு பொத்தானை கிளிக் செய்வதன் மூலம் உங்கள் கோப்புகள் மற்றும் ஆவணங்கள் அனைத்தையும் எளிதில் அணுகுவதன் மூலம், நீங்கள் அல்லது உங்கள் ஊழியர்கள் உங்களிடம் தேவையான ஆவணத்தை கண்டுபிடிப்பதில் பெட்டிகளையும் கோப்புகளையும் நேரத்தை வீணடிக்க வேண்டியதில்லை. வினாடிகளில் அது நிறைவு செய்யப்பட வேண்டிய மணிநேரங்களை எடுக்கக்கூடிய பணிக்காக பணியாளர்களுக்கு பணம் செலுத்துவதில்லை.
2. ஆவண ஸ்கேனிங் உங்கள் வாடிக்கையாளர் சேவையை மேம்படுத்துகிறது
ஆவணம் இமேஜிங் மூலம், நீங்கள் ஒரு கோப்பின் ஒவ்வொரு பகுதியையும் டிஜிட்டல் செய்யலாம் மற்றும் மெட்டாடேட்டாவின் வரம்புடன் அதை குறியிடலாம். அதாவது, குறிப்பிட்ட விவரங்கள் தேவைப்பட்டால் - விலைப்பட்டியல் எண் போன்ற - நீங்கள் அதை உடனடியாகக் கண்டறியலாம். நீங்கள் விரைவாக உங்கள் வாடிக்கையாளர்களின் தேவைகளை பூர்த்தி செய்ய விரும்பினால், இது மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
3. ஆவண ஸ்கேனிங் சேமிப்பு இடத்தை குறைக்கிறது
டிஜிட்டல் கோப்புகளுக்கு உங்கள் உடல் ஆவணங்களை மாற்றியமைப்பதன் மூலம், அவை இனிமேல் எங்கே அவற்றைச் சேமித்து வைக்க வேண்டும். அவர்கள் பெட்டி மற்றும் பாதுகாக்க, அர்ப்பணித்து தளங்கள், அதிக முக்கிய விஷயங்களை உங்கள் அலுவலகத்தில் இடத்தை விடுவிக்க மற்றும் காகித கோப்பு சேமிப்பு தொடர்புடைய செலவுகளை குறைக்க முடியும்.
4. ஆவண ஸ்கேனிங் பாதுகாப்பு அதிகரிக்கிறது
உங்களிடம் அந்த காகிதத் கோப்புகள் ஆன்லைனில் தேவையில்லை, அவற்றை பாதுகாப்பான பாதுகாப்பு நெறிமுறைகளில் வைத்திருக்கும் பிரத்யேக சேமிப்பக வசதிகளை வைத்திருக்க முடியும். நீங்கள் உங்கள் அலுவலகத்தில் பாதுகாப்பு பற்றி கவலைப்பட தேவையில்லை, அனைத்து டிஜிட்டல் கோப்புகள் மற்றும் காப்பு மிகவும் தொலை பாதுகாப்பான சேவையகங்களில் தொலைவில் சேமிக்க முடியும் என.
5. ஆவண ஸ்கேனிங் நீங்கள் பகிர மற்றும் ஒத்துழைக்க அனுமதிக்கிறது
காகிதத்தில் உள்ள டிஜிட்டல் கோப்புகளின் மற்றொரு பெரிய நன்மை ஆவண பகிர்வு ஆகும். தேவைப்படும் போது அதே சமயம் பல ஆவணங்களை ஒரே ஆவணத்தை அணுகலாம், மறுபடியும் வீணடிக்கப்படும் நேரத்தை காகித ஆவணங்களை ஒரு திணைக்களத்திலிருந்து மற்றொருவருக்கு அனுப்ப வேண்டும்.
6. ஆவண ஸ்கேனிங் நீங்கள் இணங்குதல் விதிகளை சந்திக்க உதவுகிறது
இறுதியாக, உங்கள் தொழிலில் இணக்க நடைமுறைகளை நீங்கள் டிஜிட்டலாக சில ஆவணங்களையும் வைத்திருக்க வேண்டும், அதே போல் உடல் ரீதியாகவும் தேவைப்படலாம். ஒரு பாதுகாப்பான மற்றும் திறமையான ஆவணம் இமேஜிங் தீர்வு இடத்தில் இப்போது உங்கள் நேரத்தை சேமிக்க முடியும் மற்றும் வரி கீழே முயற்சி.
Shutterstock வழியாக புகைப்படத்தை ஸ்கேன் செய்கிறது
3 கருத்துரைகள் ▼
