ஒரு ஆவண மேலாளரின் பங்கு

ஒரு ஆவணம் மேலாளர் ஒரு நிறுவனத்தில் உள்ள ஆவணங்கள் ஒட்டுமொத்த பணிப்பாய்வு ஏற்பாடு, புதுப்பிக்க மற்றும் மேம்படுத்துவது அதன் இலக்கு நிறுவனத்தின் ஊழியர்களில் ஒரு உறுப்பினராக உள்ளார். பெரிய ரியல் எஸ்டேட் நிறுவனங்கள், சட்ட சேவைகள், நிதியியல், சுகாதாரம் மற்றும் காப்பீடு போன்ற சில தொழில்கள் அளவுகோல் இல்லாமல் ஒரு ஆவணம் மேலாளரைக் கொண்டிருப்பதால், பெருநிறுவனங்கள் ஆவணங்கள் மேலாளர்களின் மிகப்பெரிய முதலாளிகள். பெரும்பாலான ஆவணம் மேலாளர் நிலைகளில் குறைந்தபட்சம் ஒரு மூன்று ஆண்டுகளுக்கு முந்தைய அனுபவம் தேவை; ஆயினும், அண்மையில் கல்லூரி பட்டதாரிகள் சிறப்பு பயிற்சி பெற்று நேரடியாக நிலைக்கு செல்லலாம். ஆவணம் மேலாண்மை அமைப்புகள் மற்றும் / அல்லது வாடிக்கையாளர் உறவு மேலாண்மை திட்டங்கள் போன்ற குறிப்பிட்ட மென்பொருட்களின் திறன், பணி செயல்பாட்டிற்கு அவசியம். ஆவண மேலாளர்கள் ஐந்து முக்கிய பணி பொறுப்புகளை கொண்டிருக்கிறார்கள்: அதிகரித்து வரும் அணுகல், ஆவணங்கள் ஆவணப்படுத்துதல், தகவல் புதுப்பித்தல், கண்டறிதல் மற்றும் ஆவணங்களை மீட்டெடுத்தல்.

$config[code] not found

அணுகலை அதிகரிக்கவும்

ஊழியர்களுக்கு மறைமுக கடிதங்கள், மார்க்கெட்டிங் பொருட்கள், பயிற்சிகள் மற்றும் வாடிக்கையாளர் தகவல் போன்ற பணியிடங்களை தங்கள் வேலையை முடிக்க வேண்டும். பாரம்பரியமாக, பணியாளர்கள் இந்த கோப்புகளை எதிர்கால அணுகலுக்காக நேரடியாக தங்கள் கோப்புகளை சேமித்து வைத்திருக்கிறார்கள், ஆனால் கோப்புகள் காலாவதியாகிவிடும் ஒரு இயல்பான ஆபத்து இருக்கிறது. கூடுதலாக, ஊழியர்கள் தங்கள் பதிவிறக்கங்களை ஒருபோதும் பதிவிறக்கம் செய்யாத ஆவணங்களுக்கு தங்கள் வன்முறைகளைக் கையாளுவதற்கு விலைமதிப்பற்ற நேரத்தை வீணடிக்கலாம். ஒரு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு இந்த சிக்கல்களை தீர்க்கிறது. அனைத்து ஆவணங்கள் சேமிக்கப்படும் ஒரு மைய புள்ளியை உருவாக்குகிறது. மேலும், அந்த வலைத்தளம் மூலம் ஊழியர்கள் மற்றும் வாடிக்கையாளர்களுடன் அதே ஆவணங்களை பகிர்ந்து கொள்ளலாம். பெரும்பாலான ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகள் எளிதாக ஒரு வலைத்தளத்திற்கு வெளியீடு செய்யலாம்; நன்மை என்பது இணைய இணைப்பைக் கொண்ட எவருக்கும் அணுகக்கூடியது மற்றும் கூடுதல் மென்பொருட்களை அல்லது நிறுவல்களை காண தேவையில்லை (இது ஒரு பயனாளர் பெயர் மற்றும் கடவுச்சொல் தேவைப்படலாம், ஆனால் அது குறிப்பிடப்படலாம்).

காப்பக ஆவணங்கள்

ஐஆர்எஸ் கணக்கு மூடப்பட்டு ஐந்து ஆண்டுகளுக்கு ஒரு வாடிக்கையாளர் தொடர்பான ஆவணங்களை வைக்க நிதி நிறுவனங்கள் தேவைப்படுகிறது. நீதித்துறை திணைக்களம் இன்னும் நீண்ட காலமாக சட்ட அலுவலகங்களுக்கு தேவைப்படுகிறது, அதாவது எல்லா கோப்புகளும் எங்காவது செல்ல வேண்டும் என்பதாகும். ஆவண மேலாளர்கள் பொதுவாக காலவரிசைப்படி ஆவணங்களை காப்பகப்படுத்தலாம், எனினும் சில தகவல்கள் சேமிக்கப்பட வேண்டிய அளவைப் பொறுத்து அகரவரிசைப்படி விரும்புகின்றன. இது ஒரு காகிதமற்ற அலுவலகமாக இருந்தால், பின்னர் ஆவணங்கள் (இரண்டு தனித்தனி இடங்களில்) பின்சேமிடப்பட வேண்டும், பின்னர் சேவையகத்திலிருந்து அகற்றப்படும்.

நாள் வீடியோ
சாகுபடி மூலம் உங்களிடம் உங்களிடம் சாக்லேட் மூலம் உங்களிடம் வந்துள்ளீர்கள்
ஆவணங்கள் புதுப்பித்தல்

அமைப்பு அளவு பொறுத்து, எழுத்து திறன்கள் ஒரு ஆவண மேலாளரின் பங்குக்கு ஒரு முக்கிய அங்கமாக இருக்கலாம். கடிதங்கள், வார்ப்புருக்கள், மற்றும் பயிற்சி ஆகியவை தொடர்ச்சியான புதுப்பிப்புகளுக்கு தொடர்புடையதாக இருக்க வேண்டும். மேலும், தனியுரிமை அறிக்கைகள், வெற்று ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் தொழில்நுட்ப ஆவணங்கள் வருடத்திற்கு ஒரு முறையும் சிறிய மாற்றங்களைப் பெறுகின்றன. ஆவணம் மேலாளர் தனிப்பட்ட முறையில் இந்த மாற்றங்களைச் செய்வாரா இல்லையா, எல்லோரும் மிக சமீபத்திய பதிப்புகள் பயன்படுத்துவதை உறுதிசெய்வதற்கான அவரது பொறுப்பாகும். இதை செய்ய எளிய வழி ஒரு ஆவண மேலாண்மை முறையைப் பயன்படுத்துவதாகும்.

ரெக்கார்டிங் பதிவு

ஆவணங்கள் மாறும், மற்றும் என்ன மாற்றங்களை உருவாக்கியது என்பதைத் தெரிந்துகொள்ள ஆவணம் மேலாளரின் பொறுப்பாகும். பெரும்பாலான ஆவணம் மேலாண்மை மென்பொருளில் கண்டறிதல் என்பது ஒரு நிலையான அம்சமாகும். இருப்பினும், ஒரு ஆவணம் மேலாளர் மென்பொருளைப் பெற முடியாது, ஒவ்வொரு ஆவணம் படிக்க மட்டும், பின்னர் பெறப்பட்ட மாற்றங்களை மாற்றுவதன் மூலம் பதிவு செய்யலாம்.

ஆவணங்களை மீட்டெடுத்தல்

ஒரு ஆவண மேலாளர் ஏற்கனவே காப்பகப்படுத்தப்பட்டுள்ள உருப்படிகளைக் கண்டுபிடிக்க வேண்டிய நேரங்கள் இருக்கும். பெரும்பாலும் இது, ஏனெனில் தணிக்கை, வழக்குகள் மற்றும் இயற்கை பேரழிவுகள் - இவை அனைத்தும் கடந்த நிகழ்வுகள் பற்றிய தெளிவான பதிவுகள் தேவைப்படுகிறது. அந்த காரணத்திற்காக, ஆவணம் மேலாளர்கள் தர்க்கரீதியாக மற்றும் துல்லியமாக முடிந்தவரை பொருட்களை காப்பகப்படுத்த வேண்டும். இந்த வழியில், எந்த ஆவணம் மேலாளரும் அந்த தேவையான பதிவுகள் அணுக முடியும், முதலில் யார் அவற்றை சேமிக்கப்படும் என்பதை. இது இயற்கை பேரழிவுகளுக்குத் தயாரிப்பு செய்யும் போது, அலுவலக அலுவலகத்திற்கு வெளியே எங்காவது அலுவலக சேவையகத்தின் காப்புப் பிரதி ஒன்றை சேமித்து வைக்கவும். முடிந்தால், ஒரு செயற்கைக்கோள் அலுவலகத்தில் வேறு பிராந்தியத்தில் சேமிக்கவும்.