எழுதும் ஒரு வாடிக்கையாளர் புகார் பதில் எப்படி

வாடிக்கையாளர்கள் மகிழ்ச்சியுடன் வைத்திருப்பது எந்த வியாபாரத்தின் வெற்றிக்கு முக்கியமானது. புகார்களுக்கு உடனடி பதிலானது உங்கள் நிறுவனத்தில் இருந்து பெற்ற சேவையில் அதிருப்தி கொண்டுள்ள வாடிக்கையாளர்களை தக்கவைத்துக்கொள்ள உதவும். ஒரு நன்கு எழுதப்பட்ட பதில் கடிதம் ஒரு அடிப்படை வடிவம் பின்வருமாறு மற்றும் உங்கள் நிறுவனத்தின் புகார் தீர்வு செயல்முறை ஒரு முக்கியமான கருவியாகும்.

சூழ்நிலை சுருக்கவும்

பிரச்சனையைப் பற்றி உங்களுக்கு சொல்லுவதற்காக வாடிக்கையாளருக்கு நன்றி தெரிவிப்பதன் மூலம் கடிதத்தைத் தொடங்குங்கள். வாடிக்கையாளர் ஏற்கனவே உங்கள் நிறுவனத்தின் மகிழ்ச்சியற்றவர் என்று உங்களுக்குத் தெரியும் என்பதால், நேர்மறையான குறிப்பில் கடிதத்தைத் தொடங்குவது அவசியம். நீங்கள் தனது வியாபாரத்தை மதிக்கிறீர்கள் என்பதையும் வாடிக்கையாளர்களுக்கு உங்கள் நிறுவனத்துடன் நல்ல அனுபவம் இருப்பதையும் உறுதிப்படுத்திக்கொள்ளுங்கள். எந்தவொரு தேதியையும், பொருந்தினால், புகாரை சுருக்கமாக சுருக்கமாகக் கூறுங்கள். வாடிக்கையாளர் தனது பிரச்சனை துல்லியமாக விவரிக்கவில்லை என்றால் உங்களை தொடர்பு கொள்ள வாடிக்கையாளரை கேளுங்கள். வாடிக்கையாளரின் அனுபவத்தைப் பற்றி உங்களுக்கு ஏதேனும் கேள்விகள் இருக்கலாம்.

$config[code] not found

சமாதனத்தைப் பயன்படுத்துங்கள்

அவர் ஏன் வருத்தப்பட்டார் அல்லது மகிழ்ச்சியற்றவராக இருந்தார் என்பதை நீங்கள் அறிந்திருப்பதை வாடிக்கையாளர் அறியட்டும். உங்கள் நிறுவனம் தவறாக இருந்தால், பிழை அல்லது சூழ்நிலைக்கு மன்னிப்பு. உங்கள் நிறுவனம் சரியாக இருந்தாலும்கூட, வாடிக்கையாளரை அவமானப்படுத்துவதன் மூலம் அவரின் நிலைமையைக் குறைப்பதில்லை. புரோட் தேவையற்றது என்று நீங்கள் நினைத்தால், நீங்கள் அவரது எதிர்பார்ப்புகளை நிறைவேற்றவில்லை என்பதை புரிந்துகொள்கிறீர்கள் என்பதை வாடிக்கையாளரிடம் தெரிவிக்க Intuit வலைத்தளம் அறிவுறுத்துகிறது. இந்த பத்தியின் புள்ளி வாடிக்கையாளருடன் தொடர்பு கொள்வதும் அவரின் கருத்தை கருத்தில் கொள்வதும் ஆகும்.

ஒரு தீர்வை வழங்குதல்

நிலைமையைத் தீர்க்க நீங்கள் என்ன செய்ய முடியும் என்பதை வாடிக்கையாளர் அறியட்டும். நீங்கள் என்ன செய்வீர்கள் என்பதை விவரிக்கவும், அதை நீங்கள் செய்யும் போது விளக்கவும். சில சந்தர்ப்பங்களில், நீங்கள் பிரச்சனைக்கு தீர்வு காணும் முன், அவரிடமிருந்து கூடுதல் தகவல்கள் தேவைப்படும். உங்களுக்குத் தேவையான தகவலை வாடிக்கையாளருக்குத் தெரிவிக்கவும், உங்களுக்குத் தேவைப்படும்போது. கம்பனி கொள்கைகளை நடைமுறைப்படுத்தாமல் தவிர்க்கவும். உத்தரவாதத்தை காலாவதியாகிவிட்ட ஒரு நாளில் ஏற்பட்ட ஒரு சிக்கலை சரிசெய்ய மறுத்தால், நீங்கள் தவறாக இருக்க மாட்டீர்கள், ஆனால் நீங்கள் ஒரு வாடிக்கையாளரை இழக்க நேரிடும் - அந்த வாடிக்கையாளர் உங்கள் நிறுவனத்தின் அனுபவத்தை மற்றவர்களிடம் சொல்வார்.

கடிதம் முடிக்க வேண்டும்

உங்கள் தொடர்பு தகவலுடன் கடிதத்தை முடிக்க வாடிக்கையாளர் விவகாரத்தை மேலும் விவாதிக்க வேண்டும். ஒரு மின்னஞ்சல் முகவரி மற்றும் உங்கள் நேரடி தொலைபேசி இணைப்பு போன்ற வாடிக்கையாளர் உங்களை அணுகும் பல வழிகளை வழங்குக. ஒரு பொது நிறுவன தொலைபேசி எண்ணை வழங்குவதைத் தவிர்க்கவும் அல்லது வாடிக்கையாளர் ஏதேனும் ஒரு செய்தியை விட்டுவிடும்படி ஏராளமான வேண்டுகோளுக்கு இணங்க வாடிக்கையாளர் தேவைப்பட வேண்டும். நீங்கள் வாடிக்கையாளரை அணுகுவதற்கு சிரமப்படுகிறீர்கள் என்றால், அவர் விரக்தியடைந்து, அவரது பிரச்சினையை தீர்ப்பதில் தீவிரமாக இல்லை என்று உணருகிறார். வாடிக்கையாளர் உங்களுக்குத் தொடர்புகொள்வதற்கு மீண்டும் நன்றி சொல்லவும், அவருக்கு ஏதாவது கூடுதல் பிரச்சனைகள் இருந்தால் உங்களுக்கு தெரியப்படுத்தவும் அவரிடம் கேட்கவும்.